Een onbetaalde factuur… wat nu?!

Als er diensten zijn verricht of zaken zijn geleverd, dan moet hiervoor betaald te worden. Dat begrijpt iedereen! Ook al is binnen de onderneming nog alles zo goed geregeld, toch zal er vroeg of laat iemand zijn die uw factuur onbetaald laat. En dan?

Onze belangrijkste tip: trek direct de teugels iets strakker aan. Wees als ondernemer in control. Wij zien vaak dat onbetaald gelaten facturen te laat uit handen worden gegeven. Uit cijfers is gebleken dat wanneer ondernemers pas na langere tijd achter betaling van hun facturen aangaan, het alleen maar lastiger wordt om een factuur uiteindelijk betaald te krijgen. En dát is nou net wat wij willen voorkomen.

Stap 1: Vervaltermijn afwachten

Voordat verdere stappen worden ondernomen, wacht eerst de vervaltermijn van de factuur af. De klant kan en mag de gehele vervaltermijn benutten zoals deze op de factuur is opgenomen. Wordt op de factuur geen vervaltermijn aangegeven? Over het algemeen moet dan een termijn van 30 dagen worden gehanteerd.

Stap 2: Herinneren

Na de vervaltermijn is de factuur nog niet betaald. Wees ervan bewust dat door bijvoorbeeld de vakantieperiode of drukte een factuur er even tussendoor kan schieten. Stuur in dat geval een herinnering aan de klant en hanteer hierbij een redelijke termijn van bijvoorbeeld 5 werkdagen. Wees vriendelijk in de toon. Het kan zijn dat de betaling van de factuur aan de aandacht van de klant is ontsnapt. Uit de praktijk is gebleken dat een factuur vaak na een betalingsherinnering alsnog wordt betaald.

Stap 3: Even bellen/appen

Mocht er na circa één week nog steeds geen betaling zijn ontvangen, pak dan de telefoon en bel de klant op. Voor een klant kan het een hele opgave zijn om met de onderneming in contact te treden over de betalingsachterstand. Soms is er sprake van schaamte. Niemand geeft graag toe dat de financiële middelen op dat moment niet toereikend zijn. Probeer dan ook begripvol maar tegelijkertijd kordaat te zijn en zorg dat een oplossing tot stand komt. Wanneer betalingsafspraken worden gemaakt, bevestig dit direct aan de klant. Hiermee heeft de klant de openstaande factuur erkend.

U kunt ook gebruik maken van andere communicatiemiddelen. Denk hierbij aan WhatsApp of SMS. Zo communiceert de huidige generatie het meest via WhatsApp en wordt telefoneren als een drempel ervaren.

Stap 4: Aanmanen

Wanneer de klant nog altijd niet betaalt, dan moet de klant met een schriftelijke aanmaning in gebreke worden gesteld. Dit houdt in dat de klant op de hoogte wordt gesteld dat zij niet, niet geheel of niet tijdig aan de betalingsverplichtingen heeft voldaan. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen de klant als consument en de klant als onderneming:

• De klant als consument: als de klant consument is, dan moet u een zogeheten 14-dagen aanmaning verzenden (het liefst per post en per e-mail) waarin staat dat de klant binnen 14 dagen moet betalen. Dit is wettelijk geregeld. Deze brief moet voldoen aan een aantal vereisten. Betaalt de klant niet binnen de 14 dagen, dan is deze ook buitengerechtelijke incassokosten en rente verschuldigd. Incassokosten zijn kosten die u moet maken om een factuur betaald te krijgen.
• De klant als ondernemer: als de klant geen consument is, dan is een 14-dagen aanmaning niet verplicht. U kunt de klant dan een laatste kans geven om te betalen (het liefst per post en per e-mail). Desgewenst kunt u daarbij ook rente en buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen.

De buitengerechtelijke incassokosten kunt u berekenen op onze website. Voorbeelden van een herinnering of een (14-dagen) aanmaning, staan ook op onze website in het Doe-het-zelf-portaal. Deze brieven zijn gratis en zonder aanmelding direct te downloaden.

Stap 5: Deurwaarder inschakelen

Wanneer (na het volgen van de vier bovengenoemde stappen) nog altijd geen concrete oplossing tot stand is gekomen, kunt u ons het beste inschakelen. Wij hebben vaker met dit bijltje gehakt. Sterker nog: dit is ons vak. Vaak bestaan hierover misverstanden zoals: “Als de factuur aan de deurwaarder wordt overgedragen, kan de klantrelatie vaarwel worden gezegd” en “Een deurwaarder zorgt er alleen maar voor dat de rekening drie keer zo hoog wordt”. Wij denken primair aan uw belangen en gaan netjes met uw klant om. Daarbij hoeft incasso u niets te kosten (no-cure-no-pay) en eventuele kosten worden vooraf met u besproken. Hiermee bereiken wij voor u het beste resultaat.

“Omzet is pas omzet als er betaald is”

Als gerechtsdeurwaarderskantoor leggen wij ook huisbezoeken af met als doel de zaak op te lossen. Dit is uiterst effectief, omdat dit zorgt voor persoonlijk en direct contact. Vaak wordt door een huisbezoek alsnog betaald. Hiermee kan een procedure bij de rechter worden voorkomen.

Zoals in de vorige blog is uitgelegd, hebben wij als gerechtsdeurwaarderskantoor alle expertise in huis. Hierdoor kunnen wij snel schakelen: van aanmanen en procederen tot en met beslaglegging. Alles gebeurt in overleg en u wordt van iedere stap op de hoogte gehouden.

Kortom: Houd de vervaltermijn van de factuur in de gaten en onderneem direct actie als de factuur niet betaald wordt. Dit kan een hoop narigheden op de langere termijn voorkomen!

Tips

• Wanneer een factuur niet betaald wordt, trek dan direct de teugels strakker aan. Hoe langer gewacht wordt met het ondernemen van verdere stappen, hoe groter de kans dat de factuur uiteindelijk niet volledig wordt geïncasseerd.
• We leven in een wereld die continu verandert en daarmee ook de manier hoe onderling gecommuniceerd wordt. Maak gebruik van alle communicatiemiddelen. Denk aan de post, e-mail, maar ook SMS- en/of WhatsAppberichten. Wees daarvan bewust en leg alle communicatie vast.
• Zorg bij het versturen van herinneringen en/of aanmaningen aan de klant dat de brieven/mailtjes voldoen aan de wettelijke vereisten. Het zou jammer zijn als deze (onnodig) opnieuw verstuurd moeten worden. Gebruik dan ook de voorbeelden op onze website in het Doe-het-zelf-portaal. Deze brieven zijn geheel gratis en zonder aanmelding direct te downloaden!

Tot slot: wees eerlijk naar uzelf. Op het moment dat een factuur niet betaald wordt en u daar alleen negatieve energie van krijgt, geef de factuur dan aan ons uit handen! U kunt uw energie richten op uw onderneming terwijl wij de factuur voor u incasseren. Een win-/winsituatie!