Factuur niet betaald? Onderneem deze 5 acties
Een niet-betaalde factuur is vervelend, zeker als je erop rekent om je eigen rekeningen te
betalen of je bedrijfsvoering draaiende te houden. Toch gebeurt het regelmatig: een klant betaalt
niet op tijd, en jij zit met de gevolgen. De eerste periode na het verstrijken van de
betalingstermijn is belangrijk. In het algemeen geldt: hoe sneller je actie onderneemt, hoe groter
de kans op snelle betaling. In dit artikel delen we 5 concrete acties die je direct kunt
ondernemen.
1. Check de basics: is de factuur goed aangekomen?
Voordat je in de actiestand schiet: controleer eerst of de factuur daadwerkelijk is ontvangen. Staat het juiste e-mailadres op de factuur? Is hij verstuurd naar de juiste contactpersoon? Zijn er bijlagen meegegaan als dat was afgesproken? Een snelle belronde naar de administratie van de klant kan verrassend effectief zijn. Een vriendelijke check werkt vaak beter dan een formele mail: het voorkomt misverstanden en laat zien dat je professioneel te werk gaat.
2. Stuur op dag 1 een eerste herinnering
Wacht niet te lang met het sturen van een eerste herinnering. De toon mag zakelijk vriendelijk zijn: verwijs naar de originele factuur, benoem de vervaldatum en vraag om betaling binnen een nieuwe termijn van bijvoorbeeld 5 werkdagen. Voeg bij voorkeur de originele factuur toe en maak duidelijk hoe en naar welk rekeningnummer er betaald kan worden. Een duidelijke herinnering voorkomt verwarring en zet je klant meteen weer op scherp.
3. Houd de communicatie kort en duidelijk
Een veelgemaakte fout bij onbetaalde facturen is een wirwar aan e-mails waarin allerlei oude
afspraken en losse afspraken worden opgerakeld. Dat leidt af van waar het echt om gaat:
betaling. Wees duidelijk, concreet en consequent. Communiceer via één kanaal (bij voorkeur e-mail) en
verwijs steeds naar dezelfde factuurgegevens en afgesproken betalingstermijn. Laat emoties
achterwege, ook al is het vervelend.
4. Maak het makkelijk om alsnog te betalen
Soms blijkt uitstel gewoon een kwestie van gemak: de klant had de betaalgegevens niet bij de hand of zag op tegen een handmatige overboeking. Maak het dus zo eenvoudig mogelijk:
● Herhaal in de herinnering het factuurnummer en bedrag
● Voeg een iDEAL-betaallink toe (bijvoorbeeld via je boekhoudsysteem)
● Bied eventueel een betalingsregeling aan, als je merkt dat de klant financieel krap zit
Door mee te denken, vergroot je de kans dat de betaling alsnog snel binnenkomt — zonder
gedoe.
5. Kondig vervolgstappen aan — en voer ze ook uit
Betaalt de klant niet na je herinnering en telefoontje? Dan is het tijd voor een volgende stap. Verstuur een laatste aanmaning met een harde deadline: bijvoorbeeld “Wij verzoeken u uiterlijk [datum] te betalen. Daarna dragen wij de vordering over aan Karreman.”
Wees duidelijk over de consequenties, maar blijf zakelijk en netjes. Het aankondigen van vervolgstappen is niet dreigend, maar professioneel: je laat zien dat je je zaakjes op orde hebt. En belangrijker nog: als je het aankondigt, voer het dan ook uit. Laat onbetaalde facturen geen energie vreten Het opvolgen van een niet-betaalde factuur kost tijd en energie. Zeker als je meerdere klanten hebt of al een volle agenda. Toch is het belangrijk om dit proces serieus te nemen en
consequent te zijn in je aanpak. Niet alleen om de factuur betaald te krijgen, maar ook om te laten zien dat jouw dienstverlening waarde heeft — en dus een prijs.
Nog niet betaald?
Heb je alles geprobeerd, maar blijft betaling uit? Karreman helpt u om uw facturen betaald te
krijgen, zonder de relatie met de klant onnodig op scherp te zetten. Met een menselijke aanpak,
maar altijd doelgericht.