Hoe en wanneer brengt u incassokosten in rekening bij uw debiteur?

U heeft een klant die uw factuur niet betaalt. Dat is erg vervelend. U wilt uw klant daarom een (laatste) betalingsherinnering sturen. Het kan verstandig zijn om dan incassokosten in rekening te brengen bij uw klant. Waarom? Omdat u kosten moet of hebt moeten maken om de factuur betaald te krijgen. In deze blog leggen wij u uit wanneer u incassokosten in rekening mag brengen en hoe u de hoogte van de incassokosten vaststelt.

Wanneer mag u incassokosten in rekening brengen?

Is uw debiteur een zakelijke klant? Dan kunt u formeel de incassokosten in rekening brengen vanaf het moment dat de vervaldatum van uw factuur is verlopen. In de praktijk gebeurt dit niet direct, maar pas nadat er al een aantal aanmaningen gestuurd zijn en uw klant niet betaalt.

Is uw debiteur een consument? Dan moet de klant eerst in de gelegenheid gesteld worden om de factuur te voldoen zonder bijkomende kosten. Dit doet u via de zogeheten 14-dagenbrief. Deze brief moet voldoen aan allerlei juridische vereisten. Voor het opstellen van een juiste 14-dagenbrief maakt u gratis gebruik van het voorbeeld op onze website. Wanneer u gebruik maakt van ons voorbeeld, weet u zeker dat alle vereisten correct zijn opgenomen in uw brief. U vindt het voorbeeld via de volgende link: https://mkarreman.nl/doe-het-zelf-portaal/.

Hoe berekent u de hoogte van de incassokosten?

De incassokosten bestaan uit een percentage van de onbetaalde factuur, met een minimum van € 40,00 exclusief btw. De hoogte van de incassokosten is in de wet gemaximeerd. Uiteraard mag u wel een lager bedrag aan incassokosten in rekening brengen.

In het volgende schema ziet u hoe de maximale incassokosten worden berekend:

Heeft één klant meerdere facturen openstaan?

In geval er sprake is van een zakelijke klant mag u de incassokosten per factuur berekenen. Facturen van dezelfde datum moet u bij elkaar optellen. Als uw klant een consument betreft, dan moet u alle factuurbedragen waarvoor u nog niet hebt aangemaand bij elkaar optellen en daar één 14-dagenbrief voor sturen. De incassokosten berekent u dan over het totaalbedrag.

Incassocalculator

Gelukkig hoeft u zelf niet aan de slag te gaan met uw rekenmachine. U berekent de incassokosten namelijk snel en eenvoudig via de incassocalculator op onze website. U vult het openstaande factuurbedrag c.q. totaalbedrag in en de incassocalculator rekent de maximale incassokosten voor u uit. Maak daarom gratis gebruik van onze incassocalculator via de volgende link: https://mkarreman.nl/onze-diensten/incassocalculator/.

Heeft u nog vragen of komt u er niet uit? Neemt u dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag.