Hoe werkt een incassoprocedure?

Facturen moeten betaald worden. Dat is essentieel voor een goed draaiende economie. Als organisaties of ondernemers niet betaald krijgen, dan heeft dat tot gevolg dat zij hun eigen rekeningen (mogelijk) niet meer kunnen betalen of extra kosten moeten doorbelasten aan hun klanten. Ondernemers zijn dan ook genoodzaakt om op te treden tegen wanbetaling.

Een goed debiteurenbeheer is dan ook essentieel en zorgt ervoor dat facturen sneller en beter betaald worden. Dit kan op verschillende manieren, zoals het tijdig versturen van herinneringen/aanmaningen en het nabellen van de klanten.

Een onderneming krijgt niet betaald, en dan?

Als er niet (op tijd) betaald wordt en de nodige activiteiten zijn verricht, dan zijn er diverse mogelijkheden om een factuur te innen. Er zijn meerdere organisaties die zich hiermee bezig houden, zoals incassobureaus, rechtskundig adviseurs, advocaten en gerechtsdeurwaarders.

Het meest effectief is het inschakelen van een gerechtsdeurwaarder. De gerechtsdeurwaarder heeft namelijk als enige incasso-intermediair de mogelijkheid om alle fasen van het invorderingsproces te doorlopen: van aanmaning tot incasseren, zonder dat hij hiervoor een andere partij hoeft in te schakelen. Dit is wettelijk zo geregeld.

Het standaard invorderingsproces ziet er als volgt uit:

Incassotraject

Het incassotraject bestaat uit het aanmanen van de klant door de gerechtsdeurwaarder. In de praktijk worden de meeste zaken op deze manier opgelost. Het percentage is afhankelijk van de branche/klant/ouderdom/hoogte factuur etc. Huurtermijnen worden bijvoorbeeld goed betaald. Dit heeft ermee te maken dat aan het niet betalen van huur ook andere consequenties zitten, zoals huisuitzetting.

Het incassotraject is niet simpelweg een briefje sturen. Dat wordt vaak gedacht. Het voeren van een goed incassotraject is een specialisatie. Denk hierbij aan:

• het gebruik van de diverse communicatiemiddelen, zoals e-mail, sms, chat, WhatsApp, post, persoonlijke bezoek;
• het bieden van inlogmogelijkheden voor de klant om het dossier in te zien;
• het bieden van eenvoudige betaalmogelijkheden, zoals iDeal, “betaalknoppen”;
• de bereikbaarheid, zoals telefoon, e-mail, kantoorbezoek, bezoek aan huis;
• de “tone of voice”;
• structuur van de correspondentie;
• de taal van de correspondentie
• de snelheid van behandeling;

Uit onderzoek is gebleken dat al deze onderdelen – en de inrichting daarvan – van invloed zijn op het resultaat. Een goed ingericht incassotraject zorgt voor betere en snellere betaling. Gerechtsdeurwaarders investeren veel in systemen waarmee goede trajecten flexibel ingericht kunnen worden. Ondernemers profiteren hiervan!

Met name een huisbezoek door de gerechtsdeurwaarder is erg effectief als niet gereageerd wordt op aanmaningen. Het gebeurt vaak dat een zaak door een persoonlijk bezoek alsnog opgelost kan worden. Hiermee kunnen kosten van een procedure worden voorkomen en de ondernemer heeft snel zijn geld! In de praktijk wordt deze dienstverlening aangeboden door gerechtsdeurwaarders die veel ervaring aan de deur hebben en beschikken over de competenties om iemand tot betaling te bewegen. .

Gerechtelijk traject

Als in het incassotraject niet betaald wordt, om welke reden dan ook, dan kan een procedure bij de rechter opgestart worden. De rechter is een onafhankelijk instituut dat toetst of er betaald moet worden. Wij zorgen voor een maximaal resultaat!

Een procedure start met het maken van een dagvaarding. In de dagvaarding staat vermeld waarom de klant de debiteur moet betalen. De dagvaarding wordt opgesteld door de gerechtsdeurwaarder. De gerechtsdeurwaarder zorgt ervoor dat de klant wordt opgeroepen voor de Rechtbank en voert óók de procedure. Dit is een wettelijke bevoegdheid van de gerechtsdeurwaarder. Als een incassobureau of advocaat de dagvaarding opstellen, dan moeten zij naar de gerechtsdeurwaarder toe om de klant op te roepen.

Beslag traject

Als een rechter de klant heeft veroordeeld om te betalen, dan zal de klant dit moeten doen. Helaas gebeurt dit niet altijd vrijwillig. Het is dan aan de gerechtsdeurwaarder om beslagmaatregelen te nemen. Alleen een gerechtsdeurwaarder mag beslag leggen. Denk hierbij aan beslag op het loon, op de bankrekening, op de auto of op een woning/bedrijfspand. Het doel van beslaglegging is dat de uitspraak van de rechter wordt nagekomen en het geld uiteindelijk bij de ondernemer terecht komt. Recht hebben en recht krijgen!

Wat kost een incassoprocedure?

Een incassoprocedure hoeft een onderneming in beginsel niet veel te kosten. De regel is dat de kosten doorgaans bij de klant worden neergelegd. Uitgangspunt is: de vervuiler betaalt. Het komt weleens voor dat een klant niet betaalt, omdat deze failliet gaat of gewoonweg geen geld heeft (de zogenaamde kale kip). Dan kan de vordering (factuur incl. de kosten) niet op de klant worden verhaald.

Daarom is het ook belangrijk om vooraf – voordat er kosten gemaakt worden – een goed beeld te hebben van de klant en zijn vermogen. De gerechtsdeurwaarder heeft diverse mogelijkheden om te onderzoeken of er uiteindelijk “verhaal” is en adviseert hierover voordat er kosten worden gemaakt. Hiermee wordt het kostenrisico voor de ondernemer beperkt.

Wij werken in het aanmaningstraject op basis van “no-cure-no-pay”. Dit betekent dat wij kosteloos een dossier invoeren en de klant aanmanen om te betalen. Als er dan betaald wordt, dan komen de kosten voor rekening van de klant. Wordt er niet betaald, dan volgt er ook geen rekening. Het huisbezoek leggen wij af tegen een kleine vergoeding voor de onkosten. Zoals hiervoor aangegeven is een huisbezoek vaak aan te raden, omdat dit in de praktijk erg effectief is gebleken.

Vanaf het moment dat er een procedure gestart moet worden bij de rechter of verweer wordt gevoerd tegen de vordering, dan zijn er kosten aan het traject verbonden. Denk hierbij aan kosten van de juristen, de Rechtbank en de dagvaarding. Deze kosten worden vooraf inzichtelijk gemaakt, waarbij ook een advies wordt gegeven. De ondernemer kan dan een goede afweging maken of hij de incasso- en gerechtelijke procedure wil voortzetten.

Waarom is de gerechtsdeurwaarder dé expert op het gebied van incasso?

Een gerechtsdeurwaarder houdt zich dag in en dag uit bezig met incasso: van aanmanen en procederen tot en met beslaglegging. De gerechtsdeurwaarder heeft dan ook alle expertise in huis om deze werkzaamheden zelf te verrichten. Dit is een groot verschil vergeleken met een advocaat of een incassobureau! Deze laatste partijen moeten voor een procedure en beslaglegging (fase 2 en fase 3) altijd een gerechtsdeurwaarder inschakelen. Ga dan rechtstreeks naar de gerechtsdeurwaarder!

Een gerechtsdeurwaarder investeert veel in zijn organisatie en systemen. Op de eerste plaats de mensen die van incasso hun beroep hebben gemaakt. Specialistische kennis, ervaring en competenties zorgen voor een maximaal resultaat. Op de tweede plaats is een goed systeem met geavanceerde mogelijkheden en data cruciaal voor een geolied invorderingstraject. Daar heeft de ondernemer uiteindelijk baat bij.

Betrouwbaarheid is niet vanzelfsprekend in de incassowereld. Met een gerechtsdeurwaarder wordt zaken gedaan met een betrouwbare expert. De gerechtsdeurwaarder wordt door diverse toezichtinstanties gecontroleerd. Ook heeft de gerechtsdeurwaarder een aparte rekening voor het geld dat hij voor zijn opdrachtgevers heeft geïncasseerd. Hij mag hier niet aankomen om zijn eigen kosten te financieren. Daarnaast wordt het saldo op de rekening gecontroleerd en gegarandeerd door de overheid. Het geld van de schuldeiser staat dan ook altijd veilig!

Nee, een gerechtsdeurwaarder is niet duurder

Vaak wordt gedacht dat een gerechtsdeurwaarder duurder is. Het tegendeel is waar. Dit komt omdat een gerechtsdeurwaarder efficiënter en effectiever kan werken dan welke incasso-tussenpersoon dan ook. Daarbij komt dat de kosten in de meeste gevallen worden neergelegd bij de klant, waardoor de ondernemer zelf niets hoeft te betalen. Ook kan de gerechtsdeurwaarder juist vaak kosten voorkomen, doordat hij vooraf een goede inschatting kan maken of het een haalbare zaak is. Hij doet dit onder andere door het afleggen van een persoonlijk huisbezoek, maar hij beschikt ook over data en registers waaruit dit kan blijken.

Tips

• Kies een incasso-organisatie die maximaal voor uw zaak gaat met veruit de meeste expertise en mogelijkheden. Het inschakelen van een gerechtsdeurwaarder heeft als voordeel dat hij het hele invorderingstraject van A tot Z zelf voor u kan verrichten, zonder afhankelijk te zijn van anderen: één aanspreekpunt.

• Houd uw aanmaningstraject kort en krachtig. Laat onbetaalde facturen dan ook niet te lang liggen. Het is belangrijk dat uw klanten op tijd betalen en dat u uw geld krijgt.

• Laat een gerechtsdeurwaarder een huisbezoek afleggen. Dit kan het verschil uitmaken tussen wél en niet procederen. De kosten zijn beperkt.

• Uw geld moet veilig zijn als er geïncasseerd wordt. De gerechtsdeurwaarder heeft een wettelijke derdengeldrekening. Uw geld staat veilig!