Betalingstermijnen uitgelegd: wat mag je afspreken en wat zegt de wet?

Wat is een betalingstermijn?

Een betalingstermijn is de periode waarbinnen een factuur betaald moet worden. Dit wordt meestal uitgedrukt in dagen na factuurdatum: bijvoorbeeld 14, 30 of 60 dagen. Je bent als ondernemer vrij om hierover afspraken te maken, maar die afspraken moeten wel redelijk zijn én passen binnen de wettelijke kaders.

Wat zegt de wet?

Voor zakelijke transacties geldt in Nederland sinds 2013 de Wet betaaltermijnen. De hoofdregel: een betalingstermijn van maximaal 30 dagen. Uitzonderingen zijn mogelijk, maar alleen als:

● Beide partijen daar expliciet mee instemmen
● Het geen oneerlijke handelspraktijk oplevert
● De termijn nooit langer is dan 60 dagen

Bij grote bedrijven die zaken doen met mkb’ers of zzp’ers ligt dit nóg strenger: de termijn mag dan nooit langer zijn dan 30 dagen. Ook niet als er iets anders is afgesproken.

Wat spreek je zelf af?

Als je zelf een factuur opstelt, kun je kiezen voor een betalingstermijn die past bij jouw bedrijfsvoering. Veelgebruikte termijnen zijn 14 of 30 dagen. Zet de betalingstermijn altijd duidelijk in de overeenkomst en op de factuur. Betalingstermijnen kun je ook vastleggen in algemene voorwaarden. Hoe concreter je bent, hoe kleiner de kans op verwarring of discussie.

Wat als je geen betalingstermijn afspreekt?

Heb je niets afgesproken met je klant? Dan geldt automatisch de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. De teller gaat lopen vanaf het moment dat de klant de factuur ontvangt. Dit geldt voor zowel schriftelijke als digitale facturen. Bij consumenten ligt het iets anders. Daar is géén wettelijke betalingstermijn vastgelegd, maar de rechter kijkt wel naar wat gebruikelijk en redelijk is. Meestal wordt 14 dagen gehanteerd.

Waarom korter vaak beter is

Een korte betalingstermijn heeft als voordeel dat je sneller over je geld beschikt. Zeker voor zzp’ers en mkb’ers is dat prettig, omdat de cashflow vaak gevoelig is. Bovendien voorkom je dat de factuur onderop een stapel belandt en vergeten wordt. Kies dus liever voor 14 dagen dan voor 30, tenzij je met grote bedrijven werkt die andere
processen hanteren.

Wat als de klant te laat betaalt?

Betaalt je klant niet op tijd, dan mag je vanaf dag 1 na de vervaldatum een herinnering sturen. In die herinnering geef je meestal nog 7 dagen extra de tijd. Betaalt de klant ook dan niet, dan kun je rente en incassokosten rekenen (B2B). Die regels liggen vast in de wet:

● Wettelijke rente voor handelstransacties.
● Incassokosten volgens een staffel (minimaal €40)

Voor consumententransacties (B2C) geldt dat een 14-dagenaanmaning verplicht is, voordat je incassokosten mag doorberekenen. De consument wordt hiermee in de gelegenheid gesteld om alsnog te betalen, zonder kosten. Deze brief moet voldoen aan wettelijke vereisten. Een voorbeeld is te downloaden op de volgende website: Handige downloads voor incasso situaties | Karreman. Vermeld ook de juiste incassokosten in deze brief en sleutel niet aan de termijn. Duidelijkheid voorkomt discussie. Heldere betalingstermijnen en goede communicatie zorgen ervoor dat facturen sneller betaald worden. Leg afspraken vast, wees concreet en stuur tijdig een herinnering als het nodig is. Zo houd je grip op je inkomsten en voorkom je dat achterstallige betalingen je bedrijf onder druk zetten.

Nog niet betaald?

Heb je alles geprobeerd, maar blijft betaling uit? Karreman helpt u om uw facturen betaald te
krijgen, zonder de relatie met de klant onnodig op scherp te zetten. Met een menselijke aanpak,
maar altijd doelgericht.