Betalingstermijnen uitgelegd: wat mag u afspreken met uw klant?
Het klinkt eenvoudig: u levert een product of dienst, stuurt een factuur, en de klant betaalt binnen de afgesproken termijn. Toch is de praktijk vaak weerbarstiger. Betaalt uw klant te laat, dan heeft dat directe gevolgen voor uw cashflow. Daarom is het belangrijk om te weten hoe het zit met de betalingstermijn van een factuur, wat wettelijk is toegestaan, en wat u als mkb’er kunt doen om grip te houden.
In deze blog leest u wat u mag afspreken, wat de wet zegt, en hoe u risico’s beperkt met duidelijke voorwaarden.
Wat is de wettelijke betalingstermijn?
De wettelijke betalingstermijn is vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek. Sinds juli 2017 geldt in Nederland het volgende onderscheid:
- Tussen bedrijven onderling (B2B): de wettelijke betalingstermijn is maximaal 60 dagen, tenzij anders overeengekomen. Langer mag alleen als dat niet “kennelijk onbillijk” is.
- Grote bedrijven aan mkb’ers: grote ondernemingen mogen geen langere termijn dan 30 dagen hanteren richting kleinere leveranciers. Doen ze dat toch, dan is de extra termijn juridisch ongeldig.
- Bedrijven aan consumenten (B2C): hier geldt géén vaste termijn, maar u dient een ‘redelijke’ betalingstermijn te hanteren – vaak 14 of 30 dagen.
De wet is bedoeld om mkb’ers en zzp’ers te beschermen tegen onredelijk late betalingen van grotere partijen.
Wat mag u zelf afspreken?
Hoewel er wettelijke termijnen zijn, heeft u ook ruimte om met uw klant een eigen betalingstermijn af te spreken. Dat kan schriftelijk worden vastgelegd in een overeenkomst of opgenomen in uw algemene voorwaarden.
Populaire keuzes zijn:
- 14 dagen na factuurdatum – veel gebruikt in de dienstverlening;
- 30 dagen – standaard bij overheden en grotere bedrijven;
- Contante betaling of vooruitbetaling – bij nieuwe klanten of risicovolle opdrachten.
Let op: wat u afspreekt, moet redelijk én juridisch houdbaar zijn. Spreek bij voorkeur van tevoren expliciet af wat de termijn is, en herhaal die vermelding op uw facturen.
Wat is een redelijke betaaltermijn in het mkb?
Voor mkb-bedrijven is liquiditeit cruciaal. Toch blijkt uit onderzoek dat veel ondernemers te maken hebben met betalingstermijnen van 45 dagen of meer. Dat brengt risico’s met zich mee: een klant die laat betaalt, kan uw eigen verplichtingen in gevaar brengen.
Daarom kiezen steeds meer mkb’ers voor kortere betaaltermijnen, zoals:
- 7 dagen bij kleine bedragen of spoedklussen;
- 14 dagen bij standaardopdrachten;
- 30 dagen bij langdurige relaties of grotere orders.
Kiest u voor een kortere termijn dan gebruikelijk? Licht dat dan zo mogelijk toe: bijvoorbeeld vanwege de aard van de opdracht.
Wat als uw klant niet binnen de termijn betaalt?
Wordt een factuur niet op tijd betaald, dan mag u bij B2B-facturen rente en incassokosten in rekening brengen. De hoogte van de wettelijke rente wordt halfjaarlijks vastgesteld of staat in de overeenkomst. Voor B2C-facturen gelden afwijkende regels. Neemt u hiervoor contact met ons op voor nadere informatie.
Om problemen te voorkomen:
- Verstuur tijdig een betalingsherinnering (vaak al enkele dagen na het verstrijken van de termijn);
- Bel de klant persoonlijk en vraag naar de reden van de vertraging en vraag om omgaande betaling
- Bevestig eventuele betaalafspraken schriftelijk;
- Hanteer een vast stappenplan, waarin duidelijk staat welke stappen u wanneer onderneemt.
Een helder beleid voorkomt discussie én versterkt uw positie als ondernemer.
Zo zorgt u voor duidelijke afspraken
Goede afspraken over betalingstermijnen beginnen bij uw offerte en algemene voorwaarden. Vermeld hierin:
- de exacte betalingstermijn (bijvoorbeeld: “binnen 14 dagen na factuurdatum”);
- wat er gebeurt bij te late betaling (rente, kosten, opschorting);
- uw recht om leveringen op te schorten bij wanbetaling.
Zorg dat deze voorwaarden vooraf worden geaccepteerd door de klant, bij voorkeur schriftelijk. Daarmee voorkomt u discussie én vergroot u uw juridische zekerheid.
Karreman helpt en ondersteunt
Een duidelijke betalingstermijn voor uw facturen is meer dan een administratief detail – het is een essentieel onderdeel van uw bedrijfsvoering. Door vooraf goede afspraken te maken en de wettelijke kaders te kennen, voorkomt u betalingsproblemen én houdt u grip op uw cashflow.
Bij Karreman helpen we u graag om die afspraken goed vast te leggen – en ondersteunen we u als betaling toch uitblijft. Van het opstellen van heldere voorwaarden tot het begeleiden van een vriendelijk, maar doeltreffend incassotraject.
Wilt u sparren over uw betalingstermijnen of uw debiteurenbeleid verbeteren? Neem gerust contact met ons op voor advies op maat.